L'article 22 du Règlement (UE) 2024/1689 établit le régime applicable aux représentants autorisés des fournisseurs de systèmes d'IA à haut risque qui ne sont pas établis dans l'Union européenne. Cette disposition vise à garantir que ces fournisseurs disposent d'un interlocuteur identifiable sur le territoire de l'Union pour les besoins de la surveillance du marché.

Le mécanisme du représentant autorisé est classique en droit européen des produits. Il permet d'étendre l'application effective du règlement aux systèmes d'IA développés hors de l'Union mais commercialisés sur le marché européen, en créant un point de contact obligatoire pour les autorités.

L'article 22 définit les conditions de désignation du représentant autorisé, les obligations minimales qui lui incombent, et les cas où cette désignation devient obligatoire avant toute mise sur le marché dans l'Union.

Texte officiel de l'article 22 de l'AI Act

L'article 22 de l'AI Act dispose :

1. Avant de mettre un système d'IA à haut risque à disposition sur le marché de l'Union, les fournisseurs établis dans des pays tiers désignent, par mandat écrit, un représentant autorisé établi dans l'Union.

2. Le fournisseur autorise son représentant autorisé à exécuter les tâches spécifiées dans le mandat qu'il a reçu du fournisseur.

3. Le représentant autorisé exécute les tâches spécifiées dans le mandat qu'il a reçu du fournisseur. Il fournit une copie du mandat aux autorités de surveillance du marché sur demande, dans l'une des langues officielles de l'Union indiquée par l'autorité nationale compétente. Aux fins du présent règlement, le mandat habilite au minimum le représentant autorisé à :

a) vérifier que la déclaration UE de conformité visée à l'article 47 et la documentation technique visée à l'article 11 ont été établies et que le fournisseur a suivi une procédure d'évaluation de la conformité appropriée ;

b) conserver à la disposition des autorités nationales compétentes et des autorités ou organismes nationaux visés à l'article 74, paragraphe 10, pendant une période de dix ans après la mise sur le marché ou la mise en service du système d'IA à haut risque, les coordonnées du fournisseur ayant désigné le représentant autorisé, une copie de la déclaration UE de conformité visée à l'article 47, la documentation technique et, le cas échéant, le certificat délivré par l'organisme notifié ;

c) fournir à une autorité nationale compétente, sur demande motivée de celle-ci, toutes les informations et la documentation nécessaires pour démontrer la conformité d'un système d'IA à haut risque avec les exigences énoncées à la section 2, y compris l'accès aux journaux visés à l'article 12, paragraphe 1, générés automatiquement par le système d'IA à haut risque dans la mesure où ces journaux sont sous le contrôle du fournisseur ;

d) coopérer avec les autorités nationales compétentes, sur demande motivée de celles-ci, à toute mesure prise par ces dernières à l'égard du système d'IA à haut risque, notamment lorsque le système d'IA présente un risque au sens de l'article 79.

4. Le mandat prend fin si le fournisseur désigne un autre représentant autorisé ou si le représentant autorisé est informé par le fournisseur, avec un préavis raisonnable, que le mandat prend fin.

Analyse juridique de l'article 22

Obligation de désignation

Tout fournisseur établi dans un pays tiers (hors UE, EEE et Suisse) doit désigner un représentant autorisé établi dans l'Union avant de pouvoir mettre son système d'IA à haut risque sur le marché européen. Cette obligation est impérative : en l'absence de représentant autorisé, le système ne peut légalement être commercialisé dans l'Union.

La désignation doit être formalisée par un « mandat écrit », document contractuel qui définit les pouvoirs et obligations du représentant. Ce mandat constitue la base juridique de la relation entre le fournisseur et son représentant.

Missions du représentant autorisé

Le mandat doit au minimum habiliter le représentant à :

  • Vérification de conformité : s'assurer que la documentation technique et la déclaration UE de conformité existent et que l'évaluation de conformité a été réalisée
  • Conservation documentaire : maintenir pendant 10 ans les documents clés (coordonnées du fournisseur, déclaration, documentation technique, certificat éventuel)
  • Fourniture d'informations : répondre aux demandes motivées des autorités en fournissant les documents et informations nécessaires à la démonstration de conformité
  • Coopération : participer aux mesures prises par les autorités concernant le système, notamment en cas de risque

Responsabilité du représentant

Le représentant autorisé engage sa responsabilité sur les missions qui lui sont confiées. En tant qu'interlocuteur des autorités dans l'Union, il peut être tenu responsable en cas de non-respect de ses obligations, indépendamment de la responsabilité du fournisseur lui-même.

Toutefois, le représentant n'est pas responsable de la conformité intrinsèque du système d'IA, qui reste de la responsabilité du fournisseur. Son rôle est de vérifier l'existence de la documentation et de coopérer avec les autorités, non de garantir la conformité technique du système.

Durée et fin du mandat

Le paragraphe 4 prévoit les conditions de fin du mandat : désignation d'un autre représentant ou notification par le fournisseur avec préavis raisonnable. Cette disposition assure la continuité de la représentation et évite les situations où un système serait sur le marché sans représentant identifiable.

Exigence linguistique

Le représentant doit pouvoir fournir une copie du mandat dans l'une des langues officielles de l'Union indiquée par l'autorité. Cette exigence garantit que les autorités peuvent comprendre et vérifier l'étendue des pouvoirs du représentant.

Exemples concrets d'application

📋 Exemple concret d'application de l'article 22 de l'AI Act

Cas 1 - Éditeur américain de logiciel RH : Une société californienne développe un système d'IA de présélection de candidats qu'elle souhaite commercialiser en Europe. Avant toute mise sur le marché, elle doit désigner un représentant autorisé établi dans l'UE (par exemple une filiale européenne ou un prestataire spécialisé). Le mandat confie au représentant la conservation de la documentation, la réponse aux autorités, et la coopération en cas de contrôle.

Cas 2 - Contrôle par une autorité : L'autorité de surveillance du marché italienne enquête sur un système d'IA de scoring développé par un fournisseur singapourien. Elle contacte le représentant autorisé établi en Allemagne, qui doit fournir la documentation technique et les journaux du système. Le représentant coopère avec l'autorité et fait le lien avec le fournisseur pour obtenir les éléments demandés.

Cas 3 - Conservation documentaire : Un représentant autorisé en France gère les mandats de plusieurs fournisseurs de pays tiers. Il met en place un système de gestion documentaire conservant pendant 10 ans : les coordonnées actualisées de chaque fournisseur, les déclarations UE de conformité, la documentation technique, et les certificats des organismes notifiés. Il organise également un système de réponse aux demandes des autorités.

Cas 4 - Changement de représentant : Un fournisseur japonais décide de changer de représentant autorisé. Il désigne un nouveau représentant et notifie à l'ancien la fin du mandat avec un préavis de 3 mois. L'ancien représentant transfère la documentation au nouveau. Le fournisseur met à jour l'information dans la base de données de l'UE et sur l'étiquetage du produit.

Articulation avec les autres dispositions de l'AI Act

L'article 22 s'inscrit dans le dispositif de responsabilités partagées entre les acteurs de la chaîne de valeur. Il complète l'article 16 (obligations des fournisseurs) en étendant le régime aux fournisseurs non établis dans l'Union via leur représentant.

Le représentant autorisé est mentionné à plusieurs reprises dans le règlement : il fait partie des acteurs à informer en cas de non-conformité (article 20), il peut être le point de contact pour l'enregistrement dans la base de données (article 49), et il est impliqué dans les procédures de surveillance du marché (articles 74 et suivants).

L'article 22 doit également être lu en articulation avec l'article 23 relatif aux importateurs, qui ont également des obligations vis-à-vis des systèmes d'IA mis sur le marché. L'importateur et le représentant autorisé jouent des rôles complémentaires mais distincts dans l'écosystème réglementaire.

Implications pratiques pour les organisations

Pour les fournisseurs hors UE, la désignation d'un représentant autorisé est une condition préalable à toute activité commerciale sur le marché européen. Ce choix doit être fait avec soin, en s'assurant que le représentant dispose des compétences et des ressources nécessaires pour remplir ses missions.

Le mandat doit être rédigé avec précision, en couvrant au minimum les obligations listées à l'article 22, paragraphe 3, tout en pouvant être étendu à d'autres missions selon les besoins du fournisseur (support commercial, gestion des réclamations, etc.).

Les représentants autorisés, pour leur part, doivent mettre en place une organisation permettant de gérer efficacement leurs obligations : système de gestion documentaire, procédures de réponse aux autorités, veille sur les évolutions réglementaires, et coordination avec les fournisseurs qu'ils représentent.

La responsabilité potentielle du représentant justifie une attention particulière à la vérification initiale de la documentation fournie par le fournisseur. Bien que le représentant ne soit pas responsable de la conformité technique, il peut être mis en cause s'il n'a pas vérifié l'existence de la documentation requise.

L'article 22 de l'AI Act établit un mécanisme essentiel pour l'application effective du règlement aux fournisseurs établis hors de l'Union européenne. En imposant la désignation d'un représentant autorisé avant toute mise sur le marché, le législateur garantit l'existence d'un interlocuteur identifiable pour les autorités de surveillance.

Le représentant autorisé assume des missions de vérification, conservation documentaire et coopération qui font de lui un acteur clé de la conformité pour les systèmes d'IA importés. Sa responsabilité propre, distincte de celle du fournisseur, renforce l'effectivité du dispositif de surveillance.

Pour les fournisseurs de pays tiers, la désignation d'un représentant autorisé compétent constitue un investissement nécessaire pour accéder au marché européen dans le respect du cadre réglementaire applicable aux systèmes d'IA à haut risque.